«Эффективный регион» при сопровождении Госкорпорации «Росатом»
По поручению Губернатора Ростовской области Голубева В.Ю. был разработан и утвержден Перечень проектов, реализуемых в рамках проекта «Эффективный регион» при сопровождении Госкорпорации «Росатом». В данный перечень вошло два проекта, реализуемых минсельхозпродом области: «Оптимизация процесса учета и хранения первичных документов по предоставлению государственной поддержки сельхозтоваропроизводителям», со сроком реализации 01.07.2022-01.11.2022 и «Оптимизация процесса сбора и проверки информации, предоставляемой для свода отчета о финансово-экономическом состоянии товаропроизводителей АПК Ростовской области», со сроком реализации 01.11.2022-01.06.2023.
Так как большая часть государственной поддержки приходится на отрасль растениеводства, это 18 различных поддержек, то причиной выбора нашего первого проекта стало подразделение растениеводства.
Для реализации первого проекта была создана рабочая группа, в которую вошли руководители и специалисты подразделений минсельхозпрода области (Приказ № 125 от 09.08.2022). Рабочей группой были определены границы процесса: от получения перечня дел для поиска до подготовки к передаче дела по запросу (возврат на рабочее место).
Было также определено обоснование выбора проекта: длительный поиск документов по запросам контролирующих органов, вовлечение большого количества специалистов для поиска необходимых документов, риск потери дел и нарушение идентификации при хранении документов в комнате временного хранения документов.
Поэтапно была проведена диагностика процесса, разработаны идеальная и целевая карты процесса. В процессе диагностики были проведены эксперименты, в процессе которых для участия в проекте был выбран отдел развития отраслей растениеводства.
По результатам диагностики были выявлены проблемы в процессе поиска документов, а именно:
- недостаточное освещение;
- наличие огромного количества документов с истекшим сроком хранения;
- пересортица документов;
- отсутствие маркировки и визуализации стеллажей и документов;
- наличие «слепого стеллажа».
На совещании (Kick-off)были намечены цели и плановый эффект:
- сокращение времени при поиске документов для ответов на запросы;
- сокращение количества специалистов, задействованных в процессе;
- сокращение расстояний внутри КВХ при поиске дел (м).
- был утвержден План мероприятий по реализации проекта.
В ходе реализации плана мероприятий были перебраны и уничтожены документы с истекшим сроком хранения; проведено дополнительное освещение; убран «слепой стеллаж»; обновлена маркировка документов; оформлена визуализация стеллажей; приобретена стремянка для поиска дел на верхних полках стеллажей; приобретен приставной складной столик для удобного просмотра документов при поиске.
Приказом № 159 от 16.09.2022 года была утверждена Инструкция о порядке пользования ключом от КВХ № 3 минсельхозпрода области.
По результатам работы над проектом были достигнуты следующие показатели:
- сокращение времени при поиске документов с 36 до 7 минут (снизили в 5 раз);
- количество специалистов, задействованных в процессе поиска дел, сократили с 3-х до 2-х человек (снизили в 1,5 раза);
- сокращение перемещения внутри комнаты временного хранения документов при поиске дел с 27 до 5 метров (снизили в 5,4 раза);
- разработана система подготовки, хранения и учета дел (стандартизировали процесс).
Благодаря плодотворной работе рабочей группы и специалистов отдела развития отраслей растениеводства, а также активному участию представителей Госкорпорации «Росатом» проект был завершен досрочно, на неделю раньше намеченного срока.
По окончании проекта «Оптимизация процесса учета
и хранения первичных документов по предоставлению государственной поддержки сельхозтоваропроизводителям» достигнуты и реализованы все запланированные цели.